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ARCHIVO GENERAL DE DOCUMENTACIÓN FINANCIERA
DE LA ADMINISTRACIÓN NACIONAL

 

Reseña Histórica

 

La reforma del Estado iniciada en 1991 significó la liquidación, transformación o fusión de numerosas dependencias públicas, lo cual derivó en la dispersión de archivos administrativos, muchos de los cuales quedaron en depósitos precarios y carentes de las necesarias condiciones de seguridad.

 

La Ley N° 24.156, que comenzara a regir en enero de 1993, contempla la interrelación de las metodologías, normas y procedimientos, a fin de lograr que el aparato administrativo funcione con efectividad, eficiencia y eficacia.

 

En un esfuerzo impulsado por la Secretaría de Hacienda, se ha desarrollado un sistema informático denominado Sistema Integrado de Información Financiera (SIDIF), en el que se registran todas las operaciones económicas y financieras del Estado.

 

Ahora bien, para completar este circuito, hacía falta todavía otro paso más: implementar un adecuado tratamiento de la documentación respaldatoria de estas transacciones, soportadas hasta entonces exclusivamente en papel y guardadas en el Archivo General de la Documentación Financiera de la Administración Nacional, organismo dependiente de la Contaduría General de la Nación.

 

Este Archivo cuenta con más de 100.000.000 de folios pertenecientes a todos los organismos administrativo - financieros del Estado, los que conforman un fondo documental de 47.000 metros.  La documentación allí guardada data de mediados del siglo pasado hasta nuestros días.

 

Tomando en cuenta los altos volúmenes físicos mencionados anteriormente, es fácil imaginar el grado de lentitud que implicaba la realización de cualquier consulta, por más simple que fuera.  Se hacía necesario pensar una alternativa moderna, a tono con el resto de los cambios estructurales que ya se habían concretado en el ámbito de la Contaduría General de la Nación.

 

En respuesta a la necesidad objetiva de contar con información oportuna, pertinente y fidedigna que facilitara la toma de decisiones y el accionar de los órganos de control público, la Secretaría de Hacienda impulsó la creación del Archivo Modelo por Imágenes Digitales de Documentación Financiera (AMIDDF).  El mismo fue inaugurado públicamente el 22 de mayo de 1996.

 

 

Marco Jurídico

 

La Ley Nº 24.624, sancionada el 29 de diciembre de 1995, en su Artículo 30, establece que los documentos redactados en primera generación, en soporte electrónico u óptico indeleble a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, serón considerados originales y poseerán, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio en los términos del Artículo 995 y concordantes del Código Civil.

 

Por su parte, la reglamentación del Artículo 30 de la Ley Nº 24.624 de Presupuesto, aprobada por Decisión Administrativa Nº 43/96 del Jefe de Gabinete de Ministros, establece las normas tendientes a otorgar valor jurídico y probatorio a la documentación existente y a la que se incorpore al archivo, mediante la utilización de una tecnología que garantice la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico de la documentación; determina el ámbito de aplicación, la documentación involucrada, los procedimientos a respetar para la reproducción, verificación, registro, anulación y destrucción del soporte papel, como asó también las medidas a adoptar con relación a los documentos de propiedad de terceros.

 

En virtud de esto, queda establecido que:

  • El AMIDDF tiene como función específica recibir, ordenar, controlar, clasificar, custodiar, describir y digitalizar los distintos corpus documentales con características de original en soporte papel surgidos de los movimientos de fondos de todos los Servicios Administrativo-Financieros (SAF) del Estado, como así también participar en el establecimiento de los plazos de guarda de dichos documentos.

  • Está facultado para atender las consultas del Poder Judicial de la Nación y los órganos de Control del Sector Público, además de aquellos que realizan los mencionados ServiciosAdministrativos sobre su propia documentación.

 

 

Sistema de Gestión Documental con Procesamiento de Imógenes

 

La Gestión Documental se sustenta en la ejecución complementaria de dos procesos:  la carga de los datos identificatorios de los documentos y la digitalización de las imágenes correspondientes, a los fines de conformar una Base de Datos Relacional entre imágenes y registros.

 

Las principales ventajas logradas con la implementación de este sistema pueden resumirse en los siguientes puntos:

 

  • Acceso inmediato a la información

  • Independencia física de los lugares de guarda

  • Concurrencia en la consulta

  • Perdurabilidad de la información

  • Reducción de espacios físicos

  • Portabilidad

  • Unificación de la documentación

  • Conservación

Además, el edificio del Archivo y el del Ministerio de Economía se encuentran comunicados por medio de un enlace punto a punto, lo cual permite la realización de consultas remotas.

 

 

Logros Alcanzados

 

El volumen de documentación que ya se encuentra digitalizada con valor jurídico supera, en la actualidad, el millón y medio.  Asimismo, se posee un volumen equivalente de documentos con valor consultivo, pertenecientes a diferentes corpus, entre los cuales se encuentran, por ejemplo, los Expedientes de Privatizaciones del Estado, para los cuales se definió la no destrucción de los originales.

 

Respaldados en los múltiples beneficios que se obtienen de la aplicación de la tecnología de imágenes, distintas áreas del Sector Público ya se encuentran utilizándola y otras están en vías de incorporarla.

 

La Contaduría General de la Nación, en su calidad de Ente Rector, presta colaboración a los Sectores que ya han comenzado a transitar por el camino del cambio y la modernización, proveyendo asistencia en el área informática y brindando asesoramiento en el gerenciamiento de la iniciativa.